La differenza tra una casa vacanza profittevole e una che brucia cassa sta in pochi numeri, se calcolati con rigore. Un foglio di calcolo ben progettato permette di stimare ADRtasso di occupazione costi e imposte, trasformando le ipotesi in decisioni. L’obiettivo è costruire uno strumento semplice, aggiornabile e confrontabile, utile sia a chi gestisce affitti brevi sia a chi valuta locazioni medio-lunghe.
Di seguito un percorso operativo per impostare il modello, compilare le variabili chiave e confrontare scenari con esempi numerici. Ogni sezione aggiunge un tassello: dai ricavi lordi alla redditività netta, passando per costi vivi commissioni, manutenzioni e fiscalità. L’obiettivo non è avere ragione, ma misurare la realtà con ipotesi trasparenti.
Impostare le basi: struttura del foglio e variabili
Il foglio si divide in quattro schede: InputRicaviCostiRisultati. Nella scheda Input raccogli le variabili controllabili e di mercato: numero di notti disponibili (es. 365), ADR atteso, tasso di occupazione previsto, commissioni OTA, costi di pulizia a soggiorno, utenze mensili, manutenzione annua, canone medio per la locazione medio-lunga, aliquote fiscali e imposta di soggiorno (se applicabile). Ogni input deve essere univoco e commentato con un’assunzione chiara, così da poterlo modificare per gli scenari.
Consiglio operativo: imposta le unità (€/notte, €/mese, %) in celle dedicate e usa la formattazione condizionale per evidenziare gli input. Stabilire fin da subito definizioni coerenti evita errori a valle e rende il confronto tra affitti brevi e medio-lunghi immediato.
Ricavi: ADR, notti vendute, RevPAR e canali
Nella scheda Ricavi calcola le notti vendute: notti disponibili × tasso di occupazione. Con 365 notti e 65% di occupazione, sono 237 notti. I ricavi lordi da camere: notti vendute × ADR. Con ADR 110 €, il totale è 26.070 €. Aggiungi gli extra: pulizie addebitate agli ospiti, late check-in, parcheggio. Calcola il RevPAR (ricavo per camera disponibile): ricavi lordi camere ÷ notti disponibili (nell’esempio, 71,4 €). È l’indicatore che unisce prezzo e occupazione.
Gestisci i canali: applica le commissioni OTA come percentuale sui ricavi intermediati (es. 15%). Se vendi 70% via OTA e 30% diretto, le commissioni saranno: ricavi lordi × 70% × 15%. Inserisci anche i costi del pagamento (gateway 1%–2%) e gli sconti medi applicati. Questi aggiustamenti rendono credibile il ricavo netto da vendite.
Costi vivi, fissi e capitale: dal day-by-day al lungo periodo
La scheda Costi separa: costi variabili per soggiorno, costi fissi mensili e accantonamenti. Variabili: pulizie (se non ribaltate), biancheria, welcome kit, consumi extra. Con 237 soggiorni notti e una permanenza media di 3, le pulizie contate per 79 soggiorni × 35 € = 2.765 €. Fissi: utenze (es. 150 €/mese), internet, assicurazione, quota condominiale. Aggiungi la manutenzione ordinaria (es. 2% dei ricavi) e una quota per manutenzione straordinaria/arredi (capex), ad esempio 1.000 € annui ripartiti.
Non dimenticare le imposte locali e le eventuali commissioni del channel manager. Se in locazione medio-lunga, sostituisci i variabili per soggiorno con il canone mensile eventuale sfitto tecnico (es. 1 mese/anno = 8,3% vacanza), costi di agenzia e manutenzione ridotta. La chiave è distinguere cosa scala con le notti e cosa resta costante: solo così il confronto è onesto.
Fiscalità: impostare i regimi e le aliquote come variabili
Tratta la fiscalità come una sezione a parte, con campi parametrici. Inserisci: regime fiscale scelto, aliquota effettiva sui canoni, ritenute/anticipi, contribuzione eventuale, deduzioni standard. Per gli affitti brevi imposta un’aliquota esemplificativa su base canone; per la locazione medio-lunga usa un’aliquota coerente con il regime prescelto. L’idea è poter cambiare l’aliquota in una cella e vedere l’effetto netto, senza riscrivere formule.
Implementa il calcolo: Reddito imponibile = Ricavi netti da vendite − costi deducibili. Imposta = Reddito imponibile × aliquota. Reddito netto = Ricavi netti − costi totali − imposte. Se c’è imposta di soggiorno trattala come transito e non come ricavo. Mantieni commenti nelle celle con la logica fiscale adottata, perché è la parte che cambia più spesso nel tempo.
Confronto scenari: affitti brevi vs locazioni medio-lunghe
Crea due blocchi paralleli nella scheda Risultati Scenario A affitti brevi Scenario B medio-lungo. Mostra per ciascuno: Ricavi lordi, commissioni, ricavi netti, costi variabili, costi fissi, imposte, Reddito operativo (NOI), Reddito netto e margine per notte/anno. Esempio sintetico: A) ADR 110 €, occupazione 65%, NOI 10.200 €, netto 8.100 €; B) canone 1.100 €/mese, sfitto 1 mese, NOI 10.000 €, netto 7.900 €. Il delta è 200 €, ma nel breve il rischio operativo è maggiore e richiede più tempo di gestione.
Per rendere il confronto robusto, aggiungi tre scenari per il breve: base (occupazione 65%), ottimistico (75%, ADR +5%), prudente (55%, ADR −5%). Ripeti per il medio-lungo variando canone ±10% e sfitto da 0 a 1,5 mesi. Il foglio diventa una griglia decisionale, non un numero unico.
Indicatori chiave, break-even e stress test
Chiudi con indicatori sintetici: RevPAR costo totale per notte occupata, break-even di occupazione (punto in cui ricavi coprono costi), margine % sul fatturato, cassa mensile. Il break-even si calcola come: costi fissi ÷ (ADR − costo variabile per notte). Inserisci anche il cash buffer mesi di costi fissi coperti dalla liquidità.
Esegui uno stress test aumenta del 20% i costi energetici, riduci del 10% l’ADR e imposta una stagione bassa prolungata. Osserva come reagiscono NOI e flussi di cassa mensili. Se il modello regge, il progetto è solido. Se va in rosso, hai il tempo per intervenire su canali, pricing e contenimento costi. È qui che un foglio ben costruito vale più di qualsiasi intuizione.
